Auftragsabwicklung

Was ist Auftragsabwicklung?

Auftragsabwicklung beschreibt den gesamten Prozessablauf, den ein Kundenauftrag vom Eingang bis zur vollständigen Erfüllung durchläuft. Dazu zählen typischerweise die Auftragserfassung und -prüfung, die Verfügbarkeitsprüfung im Lager, die Kommissionierung, Verpackung und Etikettierung, der Versand sowie die anschließende Rechnungsstellung. Je nach Unternehmen und Branche können weitere Schritte hinzukommen, etwa Kreditprüfungen, Zollabwicklung oder die Koordination von Retouren.

In der Intralogistik ist die Auftragsabwicklung eng mit dem Warehouse Management System (WMS) und dem ERP-System verknüpft. Der Auftrag wird in der Regel automatisch aus dem ERP an das WMS übergeben, das die Lagerressourcen disponiert und Kommissionieraufträge erzeugt. Eine lückenlose Datenkette zwischen diesen Systemen ist entscheidend, damit Statusänderungen in Echtzeit sichtbar sind.

Wie funktioniert Auftragsabwicklung in der Praxis?

In der operativen Umsetzung lässt sich der Prozess grob in drei Phasen gliedern:

• Auftragseingang und Prüfung: Der Auftrag wird erfasst, auf Vollständigkeit und Machbarkeit geprüft. Das gilt beispielsweise hinsichtlich Lagerbestand, Liefertermin und Zahlungsfreigabe.
• Lagerausführung: Das WMS erstellt Kommissionieraufträge, steuert Mitarbeitende oder automatisierte Systeme und überwacht die Verpackung sowie die Versandvorbereitung. Hier entstehen häufig die größten Durchlaufzeitverluste, wenn Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind.
• Auslieferung und Abschluss: Nach der Übergabe an den Carrier wird der Versandstatus verfolgt. Erst mit Rechnungsstellung und bei Bedarf Retouren-Handling gilt ein Auftrag als vollständig abgeschlossen.

Die Transparenz über alle Phasen hinweg ist in der Praxis eine der größten Herausforderungen. Medienbrüche zwischen ERP, WMS und Carrier-Systemen führen dazu, dass Statusinformationen verzögert oder gar nicht verfügbar sind.

Worauf kommt es bei der Gestaltung an?

Bei der Optimierung oder Neugestaltung der Auftragsabwicklung solltest du folgende Aspekte berücksichtigen: Erstens die Systemintegration. Eine durchgängige API-Verbindung zwischen ERP, WMS und TMS vermeidet manuelle Eingriffe und reduziert Fehlerquellen. Zweitens die Automatisierbarkeit einzelner Prozessschritte, etwa durch Barcode-Scanning, Pick-by-Voice oder automatisierte Sorter. Drittens die Ausnahmesteuerung: Abweichungen wie fehlende Bestände, beschädigte Ware oder geänderte Lieferadressen müssen schnell erkannt und eskaliert werden, ohne den Gesamtprozess zu blockieren. Ob und wie weit eine Automatisierung sinnvoll ist, hängt stark vom Auftragsvolumen, der Artikelstruktur und den verfügbaren Investitionsmitteln ab. Pauschale Empfehlungen sind hier nicht möglich.