Beschaffung
Auch: Einkauf, Materialbeschaffung, Warenbeschaffung, Procurement, strategische Beschaffung, operative Beschaffung
Beschaffung bezeichnet den systematischen Prozess, mit dem ein Unternehmen Materialien, Waren und Dienstleistungen von externen Quellen bezieht. Sie umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl bis zur Bestellung und Wareneingangsüberwachung.
Das Wichtigste in Kürze
- Beschaffung umfasst alle Schritte vom Bedarf bis zum geprüften Wareneingang und geht damit über den reinen Einkauf hinaus.
- Die Wahl zwischen Single, Dual oder Multiple Sourcing beeinflusst direkt das Risikoprofil und die Versorgungssicherheit eines Unternehmens.
- Eine enge Abstimmung zwischen Beschaffung, Bedarfsplanung und Lagerhaltung ist entscheidend für die Balance zwischen Lieferfähigkeit und Kapitalbindung.
- Digitale Anbindungen wie EDI und automatische Bestellauslösung verkürzen Durchlaufzeiten, ersetzen aber nicht die strategische Lieferantenentwicklung.
Was ist Beschaffung?
Beschaffung ist der organisierte Prozess, durch den ein Unternehmen alle externen Güter und Leistungen einholt, die es für seine betriebliche Tätigkeit benötigt. Dazu zählen Rohstoffe, Handelswaren, Verpackungsmaterial, Betriebsmittel und eingekaufte Dienstleistungen. In der Intralogistik spielt Beschaffung eine zentrale Rolle, weil sie bestimmt, wann welche Mengen im Lager eintreffen und damit direkt die Lagerauslastung, die Kapitalbindung und die Lieferfähigkeit beeinflusst.
Begrifflich wird Beschaffung häufig mit Einkauf gleichgesetzt, ist aber weiter gefasst: Während der Einkauf primär Verträge und Preise verhandelt, schließt Beschaffung auch die strategische Lieferantenentwicklung, das Risikomanagement in der Lieferkette und die enge Abstimmung mit Bedarfsplanung und Lagerhaltung ein.
Wie funktioniert Beschaffung in der Praxis?
Ein typischer Beschaffungsprozess durchläuft mehrere Phasen:
- Bedarfsermittlung: Ausgehend von Absatzprognosen, Produktionsplänen oder Mindestbeständen wird der tatsächliche Bedarf in Menge und Zeitpunkt festgestellt.
- Lieferantenauswahl und -entwicklung: Potenzielle Lieferanten werden anhand von Preis, Qualität, Lieferzuverlässigkeit und Risikoprofil bewertet. Unternehmen entscheiden dabei, ob sie einen einzigen Lieferanten (Single Sourcing) oder mehrere parallel (Dual oder Multiple Sourcing) einsetzen.
- Bestellung und Auftragsabwicklung: Bestellungen werden ausgelöst, Liefertermine vereinbart und Auftragsbestätigungen verarbeitet. Moderne Systeme übermitteln Vorablieferscheine (ASN) elektronisch, um den Wareneingang vorzubereiten.
- Wareneingang und Qualitätsprüfung: Eingegangene Waren werden auf Menge und Qualität geprüft und in das Lagerverwaltungssystem gebucht.
- Rechnungsprüfung und Lieferantenbewertung: Nach der Lieferung wird die Rechnung abgeglichen und die Lieferantenperformance dokumentiert.
Worauf kommt es bei der Auswahl der Beschaffungsstrategie an?
Die passende Strategie hängt von mehreren Faktoren ab, die du sorgfältig abwägen solltest. Eine Make-or-Buy-Entscheidung klärt, ob eine Leistung selbst erbracht oder zugekauft wird. Bei der Sourcingstrategie bestimmt das Risikoprofil des Materials, ob ein einzelner Lieferant ausreicht oder Redundanz nötig ist. Für kritische Bauteile empfiehlt sich grundsätzlich eine Dual-Sourcing-Strategie, auch wenn sie höhere Verwaltungsaufwände mit sich bringt.
Die Digitalisierung verändert Beschaffungsprozesse spürbar: EDI-Anbindungen, Ausschreibungsplattformen und automatisierte Bestellauslösung auf Basis von Lagerbeständen verkürzen Durchlaufzeiten und reduzieren manuelle Fehler. Gleichzeitig bleibt die persönliche Lieferantenbeziehung ein Faktor, der sich schwer automatisieren lässt und gerade in Engpasssituationen entscheidend sein kann.
Wichtig ist außerdem die enge Verzahnung mit der Bedarfsplanung und dem Lagermanagement: Zu frühe Beschaffung bindet Kapital und belegt Lagerfläche, zu späte gefährdet die Lieferfähigkeit. Die richtige Balance ist anbieter- und branchenabhängig und lässt sich nicht pauschal festlegen.
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